Zehn Minuten statt eine Stunde Suche

Die Ausgangslage

Die AC Planergruppe ist ein bundesweit aktives Stadtplanungsbüro aus Itzehoe. Geschäftsführer Stefan Escosura verbrachte jeden Tag über eine Stunde mit der manuellen Suche nach Ausschreibungen, auf Plattformen, die nur einen zufälligen Ausschnitt des Marktes zeigten. Mit Leto reduzierte sich die tägliche Recherchezeit auf zehn Minuten, die Trefferquote stieg deutlich, und das Team bewirbt sich heute auf mehr Ausschreibungen als je zuvor.

Der alte Prozess: Täglich eine Stunde für zufällige Ergebnisse

Stefan Escosura beschreibt die alte Routine ohne Umschweife: „Wir sind natürlich auf allen möglichen Ausschreib-Portalen, was ziemlich nervig ist, weil es eben immer so ein zufälliger Ausschnitt ist." Das Büro konnte schlicht nicht alle Vergabeplattformen Deutschlands abdecken, die Zeit reichte nicht. Hauptsächlich arbeitete das Team mit Competition Online und einzelnen Landesportalen.

Für jede potenziell interessante Ausschreibung begann ein aufwendiger Prozess: „Meistens sind diese Kurztexte zur Beschreibung nicht sehr aussagekräftig. Sprich, wir mussten in die Vergabeplattform reingehen, uns das öffnen, meistens registrieren sogar, das öffnen und zu gucken und dann festzustellen, ist es jetzt doch was oder nicht."

Dazu kam eine weitere Hürde: „Wir müssten jedes Mal gucken, wo ist der Ort überhaupt. Ganz viele Orte kennen wir einfach nicht." Über eine Stunde täglich verschwand in dieser Routine, mit hoher Fehlerquote und dem nagenden Gefühl, wichtige Ausschreibungen zu verpassen.

Der Einstieg: Zwei Wochen Test, sofort überzeugt

Was Stefan an Letos Ansatz sofort ansprach, war die Erkenntnis: „Eigentlich wird da abgebildet, was wir jeden Tag tun. Also was wir händisch machen und jeden Tag denselben Prozess machen, dass genau diese Arbeitsschritte dort abgebildet sind. Und sehr viel schneller."

Um sich abzusichern, testete das Team zwei Wochen intensiv und prüfte rückwirkend, ob Leto Ausschreibungen übersehen hatte. „Das war aber nicht so. Im Gegenteil, wir haben ein paar Sachen gefunden, da hätten wir gerne mitgemacht." Leto deckte also nicht nur ab, was das Team bisher manuell fand, sondern förderte zusätzliche relevante Ausschreibungen zutage.

Stefan legte mehrere Suchprofile an, zugeschnitten auf die verschiedenen Aufgabenfelder des Büros: „Wir haben unterschiedliche Aufgabenfelder, die auch einen unterschiedlichen Umgebungsradius mit sich bringen. Beispielsweise städtebauliche Wettbewerbe machen wir bundesweit. Dann haben wir diesen Radius sozusagen eingegrenzt für Projekte, die eine intensive Betreuung bedürfen."

Die KI-Analyse: Qualität, die überrascht hat

Besonders überzeugt hat Stefan die Qualität der KI-Zusammenfassungen: „Auch über die Qualität dieser Zusammenfassung. Die sind klasse. Ich dachte, wow." Als jemand, der sich auch im Büro bereits mit KI beschäftigt, war er anfangs skeptisch, ob eine KI die Nuancen von Ausschreibungstexten verlässlich erfassen kann. Die Realität übertraf seine Erwartungen.

Dazu kommt der direkte Zugang zu den Originaltexten: „Diese Funktion, direkt in die Ausschreibung reinzuspringen in den Originaltext, das wollte ich zuerst gar nicht glauben. Das ist eine enorme Arbeitsersparnis." Statt sich durch mehrere Klicks auf die jeweilige Vergabeplattform zu kämpfen, springt Stefan direkt zur relevanten Stelle im Dokument.

Auch die automatisierte Einschätzung der Eignungskriterien hilft bei der täglichen Entscheidung: „Diese Abschätzung, erfüllen wir denn die Kriterien, das hilft uns bei der Entscheidung, da Arbeit reinzustecken oder nicht, einfach sehr."

„Direkt in die Ausschreibung reinzuspringen in den Originaltext, das wollte ich zuerst gar nicht glauben. Das ist eine enorme Arbeitsersparnis."Stefan Escosura, Geschäftsführer

Das Ergebnis: Zehn Minuten statt eine Stunde, jeden Tag

Die Veränderung lässt sich konkret beziffern. Die reine Suchzeit hat sich von über einer Stunde auf zehn Minuten pro Tag reduziert. Beim detaillierten Durcharbeiten einzelner Ausschreibungen spart das Team nochmal rund die Hälfte der bisherigen Zeit. „Konkret: Wir sparen Arbeitszeit und wir bewerben uns auf mehr Ausschreibungen", fasst Stefan zusammen.

Was sich im Alltag verändert hat:

• Tägliche Suchzeit: von über einer Stunde auf zehn Minuten
• Prüfzeit pro Ausschreibung: rund 50 % weniger
• Abdeckung: alle relevanten Vergabeportale statt nur ein Bruchteil

Der Einstieg selbst war unkompliziert: „Eigentlich super einfach, sehr intuitiv. Irgendeine Software-Einarbeitungszeit, verschwindend gering. Ist ja auch praktisch eine vertraute Oberfläche, wenn man irgendwelche E-Mail-Browser benutzt."

Im Team tauscht sich Stefan regelmäßig mit Kollegen über die gefundenen Ausschreibungen aus: „Wollen wir uns dann bewerben oder nicht? Das hängt ja auch mit den Auslastungen der einzelnen Leute zusammen. Also zu sagen, guck da mal schnell rein, würde dich das interessieren? Das nutzen wir tagtäglich."

Fazit und Empfehlung

Wenn Stefan Leto in einem Satz beschreiben müsste? „Ein super Arbeitsinstrument. Das hilft mir, solche Routinen einfach abzukürzen." In einem Wort? „Tolles Arbeitsinstrument."

Seine Empfehlung an andere Büros: „Im Prinzip würde ich es jedem empfehlen. Die tun alle das Gleiche und fluchen auf diese Vergabeverfahren. Da kann man das nur empfehlen."

Und für alle, die noch zögern: „Das auszuprobieren, das wirklich zu machen. Zwei Wochen das durchzuprobieren, das ist so intuitiv, so einfach, so schnell, das überzeugt einfach. Das ist viel besser als irgendwelche Marketinggespräche, das einfach selbst zu machen."

Was würde ihm heute ohne Leto fehlen? Stefan lacht: „Ich müsste mich wieder zurückquälen."