Öffentliche Vergaben systematisch angehen

Auf einen Blick

Bader + Mack Architekten ist ein etabliertes Architekturbüro in München. Architektin und Partnerin Sidonie Kade wollte öffentliche Vergaben stärker in die Akquise-Strategie einbinden, doch der Weg dorthin scheiterte jahrelang am gleichen Problem: zu viele Plattformen, zu viel manueller Aufwand, kein System. Mit Leto hat das Büro in nur drei bis vier Monaten eine belastbare Routine aufgebaut und reicht heute rund zwei Bewerbungen pro Monat ein, wo vorher fast nichts passierte.

Der alte Prozess: Ein wahnsinniger Zeitaufwand ohne System

Der öffentliche Ausschreibungsmarkt war für Bader + Mack kein Neuland, aber ein Gebiet, auf dem sie nie richtig Fuß fassten. Das lag nicht am mangelnden Interesse, sondern am Prozess. Sidonie beschreibt die alte Realität so: „Dass man sich für jede Plattform registrieren muss, eigenes User-Profil und eben immer wieder dran denken, aktiv Reminder zu setzen, da reinzuschauen. Zum Teil konnte man in den Plattformen die Suchprofile auch nicht speichern."

Jede Suche begann praktisch bei null, mit dem Ergebnis, dass Vergaben oft durchrutschten. „Das war schon ein wahnsinniger Zeitaufwand", resümiert Sidonie. Die Konsequenz: Bewerbungen auf öffentliche Vergaben blieben die absolute Ausnahme.

Der Einstieg mit Leto: Simple, im positiven Sinne

Über eine Empfehlung aus dem Kollegenkreis kam das Büro zu Leto. Der Einstieg war unkompliziert und sofort produktiv: „Das Hauptthema war sofort eingestellt und dann selbst erklärend. Das ist sehr übersichtlich." Gefragt, wie sie Leto in einem einzigen Wort beschreiben würde, sagt Sidonie ohne zu zögern: „Simple, im positiven Sinne."

Was den Unterschied zu den alten Plattformen ausmacht, ist die Kombination aus gespeicherten Suchprofilen und proaktiven E-Mail-Benachrichtigungen. „Es ist eben sehr hilfreich, dass da immer wieder eine E-Mail kommt, weil dann denke ich wieder, ach ja, genau, da schaue ich jetzt schnell rein." Statt aktiv daran denken zu müssen, auf dutzende Plattformen zu schauen, kommt die relevante Information zu Sidonie, regelmäßig und ohne eigenes Zutun.

Die neue Routine: Vom Nichtstun zum Am-Ball-Bleiben

In drei bis vier Monaten hat das Büro eine feste Akquise-Routine aufgebaut. Heute loggt sich Sidonie regelmäßig ein und sieht sofort, was relevant ist: „Dann sehe ich die Essenz zusammengefasst und kann auch gucken, wie passt das in die Kategorien, die ich in dem Suchprofil eingestellt habe." Die KI-Zusammenfassung spart den Schritt, sich erst durch sämtliche Unterlagen zu arbeiten, bevor man einschätzen kann, ob eine Ausschreibung überhaupt passt.

Der Wandel im Büro ist für Sidonie greifbar: „Vorher war es quasi nichts, und jetzt sind wir wirklich am Ball." Heute reicht das Team rund zwei Bewerbungen pro Monat ein, eine Regelmäßigkeit, die vorher undenkbar war.

Mehr Spaß, mehr Spektrum, mehr Bewerbungen

Auch die Motivation im Team hat sich verändert. „Es macht viel mehr Spaß da über Leto was zu suchen als dann jede einzelne Plattform, und dann sind die wieder unübersichtlich." Was vorher eine lästige Pflicht war, ist zu einem Teil der Akquise geworden, der sogar Interesse weckt. Die Projekte, die über öffentliche Vergaben reinkommen, bieten oft ein anderes Spektrum als die Aufträge aus dem Tagesgeschäft, und das spricht das Team an.

Die Ergebnisse zeigen sich auf zwei Ebenen: „Die Anzahl der Bewerbungen, die wir für Vergaben machen, das ist das eine. Und der Arbeitsaufwand sich reduziert hat und dadurch wir auch mehr machen." Weniger Aufwand führt nicht zu weniger Ergebnis, sondern zu mehr, weil die gesparte Zeit direkt in zusätzliche Bewerbungen fließt.

Was Leto verändert hat:

• Bewerbungsfrequenz: von fast null auf rund zwei pro Monat
• Aufbau einer festen Akquise-Routine in nur drei Monaten
• Alle Vergabeplattformen gebündelt an einem Ort

Fazit und Empfehlung

Sidonies Empfehlung an andere Büros, die noch zögern, ist kurz und deutlich:

„Machen. Ausprobieren, machen. Ich kann es absolut empfehlen."Sidonie Kade

Für Bader + Mack hat Leto den öffentlichen Ausschreibungsmarkt von einem sporadischen Nebenschauplatz zu einem systematischen Bestandteil der Bürostrategie gemacht: einfach, übersichtlich und mit Spaß.