Doppelt so viele Ausschreibungen, 30 Minuten weniger am Tag

Auf einen Blick

Entwickler.Planer.Ingenieure (EPI) ist ein Generalplanungsbüro mit mehreren Niederlassungen, das Planungsleistungen in verschiedenen Fachdisziplinen anbietet. TGA-Planerin Sarah Krombacher am Standort Ansdorf war es leid, sich durch eine unübersichtliche Plattform zu kämpfen, und fand in Leto eine Lösung, die nicht nur sie überzeugte, sondern das gesamte Büro mitgerissen hat. Heute arbeiten 10 Mitarbeiter aktiv mit der Plattform.

Der alte Prozess: Suchprofil-Chaos statt Überblick

Vor Leto setzte EPI auf eine andere Plattform für die Ausschreibungssuche. Anfangs funktionierte das, doch mit der Zeit wurde das System immer unbrauchbarer. „Wir hatten ursprünglich eine andere Plattform, wo wir täglich sogenannte Suchprofil-Ergebnisse zugeschickt bekommen haben. Das Ganze wurde aber dann für uns irgendwann zu unübersichtlich", erinnert sich Sarah.

Die Suchergebnisse wurden unpräziser, die Filtermöglichkeiten reichten nicht mehr aus, und für ein Büro mit mehreren Standorten fehlte eine entscheidende Funktion: die Möglichkeit, Ausschreibungen nach Nähe zu den eigenen Niederlassungen zu filtern.

Der Einstieg mit Leto: KI als ausschlaggebender Punkt

Der Impuls kam von der Führungskraft: „Aufmerksam geworden ist eigentlich unsere Führungskraft. Wir haben uns dann informiert, haben uns in Verbindung gesetzt, und dann ist das Ganze so zustande gekommen." Was Sarah sofort überzeugte, war die KI-gestützte Zusammenfassung der Ausschreibungen.

„Dadurch, dass durch die KI relativ kurz alles zusammengefasst wird und man alles auf einen Blick hat, was man an Infos benötigt, ist das schon super für uns. Das war eigentlich so der ausschlaggebende Punkt."

Statt sich durch seitenlange Dokumente zu arbeiten, sieht Sarah auf einen Blick, ob eine Ausschreibung relevant ist: Leistungsumfang, Fristen, Anforderungen, alles kompakt aufbereitet.

Der entscheidende Vorteil: Filter nach Niederlassung

Für ein Generalplanungsbüro mit mehreren Standorten war ein Feature besonders wertvoll und ein echtes Alleinstellungsmerkmal gegenüber der alten Plattform: „Der größte Vorteil sind für mich eben diese Filter nach Niederlassung und dass ich auf einen Blick gleich sehe, wie weit ist das von unseren Niederlassungen entfernt. Das hatten wir bei der ursprünglichen Plattform leider nicht." Bei vielen öffentlichen Ausschreibungen wird örtliche Präsenz gefordert oder bevorzugt. Die Entfernungsanzeige hilft Sarah, diese Einschätzung in Sekunden zu treffen.

Das Ergebnis: Doppeltes Volumen, halbe Stunde weniger am Tag

Die Zeitersparnis war sofort spürbar: „Ich würde sagen, dass ich eine halbe Stunde am Tag weniger damit verbringen muss wie sonst." Doch der eigentliche Effekt liegt nicht nur in der gesparten Zeit, sondern in dem, was das Team jetzt mit dieser Zeit anfängt.

„Wöchentlich laden wir uns schon doppelt so viele Ausschreibungen runter wie vor einem Monat." Mehr Ausschreibungen bedeuten mehr Chancen und mehr Arbeit, die sich aber lohnt. „Deswegen merkt man auch aktuell, dass ich viel mehr zu tun habe, weil dadurch natürlich auch viel mehr Ausschreibungen reinflattern bei mir."

Die Ergebnisse im Überblick:

• Zeitersparnis: 30 Minuten weniger Rechercheaufwand pro Tag
• Volumen: doppelt so viele Ausschreibungen pro Woche
• Adoption: 10 Mitarbeiter arbeiten aktiv mit der Plattform

Teamweite Adoption: 10 Nutzer, auch die „Altmodischen"

Besonders bemerkenswert ist die Akzeptanz im gesamten Büro. Mittlerweile arbeiten 10 Mitarbeiter aktiv mit Leto, auch diejenigen, die technischen Neuerungen gegenüber eher skeptisch eingestellt sind.

„Ich sehe es ja eben bei meinen Kollegen, die sind ja da alle eher etwas altmodisch eingestellt. Ich sehe jetzt aber eben, dass eben genau diese Leute begeistert sind von dieser Plattform, weil es eben so einfach dargestellt ist." Die intuitive Bedienung hat die Einstiegshürde praktisch auf null gesenkt.

„Ich würde Leto generell an Planungsbüros empfehlen, weil man sich wirklich Zeit erspart, die man im Tagesgeschäft nicht hat."Sarah Krombacher, TGA-Planerin

Fazit und Empfehlung

Sarahs Empfehlung ist eindeutig: „Ich würde Leto generell an Planungsbüros empfehlen, weil man sich wirklich Zeit erspart, die man im Tagesgeschäft nicht hat." In einem Berufsalltag, in dem das Operative die strategische Akquise oft verdrängt, hat Leto bei EPI genau diese Lücke geschlossen. Mit einem Tool, das so einfach ist, dass selbst die skeptischsten Kollegen begeistert mitmachen.