Ein Vormittag statt ein ganzer Tag Suche

Auf einen Blick

GiB Ingenieure durchsuchte zweimal pro Woche vier bis fünf Ausschreibungsplattformen manuell, und verlor trotzdem wichtige Ausschreibungen. CPV-Codes waren zu ungenau, Schlagwortsuchen lieferten Hunderte irrelevanter Treffer, und die Zeit, die in die Suche floss, fehlte bei der Projektbearbeitung. Katharina Moosmüller, Projektleiterin für den Fachbereich Brandschutz, erzählt, wie Leto einem Ingenieurbüro mit fünf Fachbereichen erstmals echte Sicherheit in der Ausschreibungssuche gebracht hat.

Der alte Prozess

GiB Ingenieure ist breit aufgestellt: fünf Fachbereiche, von Brandschutz über Tragwerk bis Schallschutz, Wärmeschutz und Produktentwicklung. Diese Vielfalt machte die Ausschreibungssuche besonders komplex. Katharina Moosmüller beschreibt den alten Prozess: „Wir haben uns die vier, fünf größten Ausschreibungsplattformen rausgesucht, zweimal in der Woche hingesetzt und sind da die ganzen neuen Ausschreibungen durchgegangen."

Das grundlegende Problem lag in den Filtermechanismen der Plattformen. CPV-Codes, die eigentlich die Suche erleichtern sollten, versagten in der Praxis: „Diese CPV-Codes setzen natürlich voraus, dass die ausschreibende Stelle diese Codes sehr genau pflegt. Nicht für jeden Fachbereich gibt es den 100 Prozent passenden CPV-Code."

Die Konsequenz war gravierend: „Zum Teil haben wir über CPV-Codes manche Ausschreibungen gar nicht gefunden. Das ist dann natürlich schon fatal."

Auch die Alternative, die freie Schlagwortsuche, löste das Problem nicht: „Wenn ich nach Brandschutz suche, kommt eine Bandbreite, vom Einbau einer Brandschutztür bis zu einer Brandschutzklappenwartung. Die eigentliche Fachplanung ging in dieser Menge unter." Das Team investierte Stunden in das Durchforsten von Ergebnissen, die größtenteils irrelevant waren, und konnte sich trotzdem nie sicher sein, alles gefunden zu haben.

Diese Unsicherheit war die größte emotionale Belastung: „Ich setze wirklich viel Zeit rein, viel unproduktive Zeit, und konnte mir dann nicht mal sicher sein: Habe ich jetzt überhaupt alle einmal durchgrast?" Fast ein ganzer Tag pro Woche ging in die Suche. Zeit, die bei der eigentlichen Projektbearbeitung fehlte.

Der Einstieg mit Leto

Was GiB Ingenieure überzeugte, war das Versprechen einer KI-gestützten Suche, die über einfache Schlagworte und CPV-Codes hinausgeht: „Was uns besonders angesprochen hat, war dieses KI-Gestützte, dass man wirklich diese Sicherheit hat." Denn genau das fehlte bisher: die Gewissheit, dass die Suchergebnisse vollständig und relevant sind.

Im Unterschied zu herkömmlichen Plattformen versteht Letos KI den inhaltlichen Kontext einer Ausschreibung: „Ich suche speziell eine Fachplanung für einen bestimmten Fachbereich. Das geht bei den meisten anderen Plattformen nicht. Aber dieses Spezielle, dass ich sage, ich suche für die Fachplanung Brandschutz und dass dann auch wirklich der komplette Ausschreibungstext über eine KI gescannt wird, das macht es für uns schon deutlich leichter."

Der Einstieg selbst war unkompliziert. Katharina betont, dass auch neue Kolleginnen und Kollegen schnell mit der Plattform arbeiten können: „Ich brauche da nicht wie bei anderen Softwaren groß jedes Mal einen Einführungstermin für einen Mitarbeiter."

Das Ergebnis

Der Effekt zeigte sich sofort, und zwar auf zwei Ebenen: weniger Ergebnisse, aber deutlich bessere. „Die Menge an Ausschreibungen ist kleiner, aber qualitativ hochwertiger. Ich finde bessere Ausschreibungen, die besser zu uns und unserer Leistung passen." Statt Hunderte irrelevanter Treffer zu sichten, arbeitet das Team heute mit einer fokussierten Auswahl.

Der zeitliche Gewinn ist erheblich: „Ich war vorher fast einen ganzen Tag in der Woche beschäftigt. Das hat sich auf einen Vormittag beschränkt." Von einem vollen Arbeitstag auf einen halben. Die eingesparte Zeit fließt direkt in die Projektbearbeitung.

Darüber hinaus nutzt das Team die integrierten Kollaborationsfunktionen: „Ich sehe Leto nicht wie eine bessere Suchmaschine, ich kann da drin auch weiterarbeiten. Aufgaben zuweisen, Doppelarbeiten vermeiden." Leto ist nicht nur Suchwerkzeug, sondern auch Arbeitsoberfläche für die Ausschreibungsbearbeitung im Team.

Was sich verändert hat:

• Suchaufwand: von einem ganzen Tag auf einen Vormittag pro Woche
• Trefferqualität: weniger Ergebnisse, aber deutlich relevantere
• Sicherheit: keine wichtigen Ausschreibungen mehr übersehen

Fazit und Empfehlung

Der größte Gewinn ist für Katharina Moosmüller ein persönlicher:

„Ich habe das Gefühl, ich kann mich darauf verlassen. Das war vorher immer ein Thema, was an mir genagt hat. Jetzt sehe ich alles zentral und habe endlich Ruhe im Kopf, weil ich weiß, dass nichts durchrutscht." - Katharina Moosmüller