70 % weniger Zeit, doppelt so viele Bewerbungen

Überblick

hf2architekten suchte vor Leto auf über zehn verschiedenen Vergabeportalen nach Ausschreibungen, mit dem frustrierenden Ergebnis, dass disqualifizierende Kriterien oft erst auf der letzten Seite auftauchten. Seit der Einführung von Leto spart das Büro 70 % der Recherchezeit und bewirbt sich auf doppelt so viele Ausschreibungen wie zuvor. Katharina Franz, Geschäftsführerin von hf2architekten, beschreibt eine Transformation, die mit einer einzigen Instagram-Anzeige begann.

Der alte Prozess

Vor Leto war die Suche nach passenden öffentlichen Ausschreibungen ein zeitintensives Ritual: Über zehn verschiedene Vergabeportale durchforsten, auf jeder Plattform die gleichen Suchfilter setzen, jede einzelne Ausschreibung im Detail prüfen. Katharina Franz erinnert sich: „Du gehst erstmal in die ganzen Portale und musst dann überall quasi das Gleiche angeben, die gleichen Filter, musst dann wirklich jede Ausschreibung im Detail durchgehen, die ganzen Dokumente."

Besonders frustrierend war der Moment, wenn nach stundenlanger Lektüre klar wurde, dass eine vermeintlich passende Ausschreibung doch nicht infrage kam: „Man hat im ersten Moment vielleicht gedacht, hey, cool, das wäre doch was für uns. Und dann findet man irgendwo in der letzten Ecke doch einen Grund, warum man nicht teilnehmen kann." Dieser „Letzte-Seite-Effekt" kostete nicht nur Zeit, sondern auch Motivation. Das Team investierte regelmäßig Stunden, nur um am Ende mit leeren Händen dazustehen.

Der Einstieg mit Leto

Die Wende kam über eine Instagram-Anzeige. In einem Büro, das sich grundsätzlich offen für digitale Werkzeuge zeigt, fiel Leto sofort auf: „Wir sind sowieso KI-affin und nutzen einige Tools. Leto ist uns direkt ins Auge gesprungen."

Katharina musste nicht lange überlegen, die Entscheidung fiel praktisch auf der Stelle: „Das erste, was ich gesagt habe: Wir machen das. Allein schon die Tatsache, dass ich mich nicht bei zehn unterschiedlichen Portalen anmelden muss, allein das war schon Grund genug."

Statt täglich mehrere Plattformen abzuklappern, hatte das Team plötzlich alle relevanten Ausschreibungen an einem Ort, vorgefiltert und mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Die KI-Analyse

Im Arbeitsalltag zeigt sich der eigentliche Mehrwert von Leto in der Tiefe der Analyse. „Der größte Vorteil ist einfach die Übersichtlichkeit, dass man sieht, welche Verfahren grundsätzlich zu uns passen. Aber auch innerhalb der einzelnen Verfahren: direkt auf den ersten Blick sehen, was wird gefordert, welche Referenzen sind notwendig." Disqualifizierende Kriterien, die früher erst nach stundenlanger Lektüre auf der letzten Seite auftauchten, sind jetzt in Sekunden sichtbar.

Besonders die KI-gestützte Analyse und der integrierte Chatbot haben den Workflow verändert: „Mit der KI-Analyse, total super. Gehst dann drauf, siehst direkt, was sind die Anforderungen. Auch durch den Chatbot können wir noch mal eben schnell Fragen stellen." Was früher eine halbe Stunde mühsames Durchlesen bedeutete, erledigt das Team jetzt in wenigen Minuten, mit deutlich mehr Sicherheit, nichts übersehen zu haben.

Das Ergebnis

Die Zahlen nach fast einem Jahr Nutzung sprechen für sich: „Ich habe mit Leto bestimmt 70 Prozent Zeitersparnis, allein dadurch, dass ich die Verfahren vorgefiltert bekomme." Die Zahl der monatlichen Bewerbungen hat sich von zwei auf vier bis fünf mehr als verdoppelt.

„Das steigert dann im Endeffekt nicht nur die Effizienz bei uns, sondern dann auch die Zuschlagsquote." Denn wer mehr passende Bewerbungen abgibt, gewinnt am Ende auch mehr Projekte.

Auch wirtschaftlich rechnet sich die Investition klar: „Wenn man Kostenleistungen betrachtet und dadurch die Lohnkosten, die man vielleicht bei einem Mitarbeiter spart, das lohnt sich auf jeden Fall." Die Zeit, die das Team früher in der Recherche verloren hat, fließt heute in die Qualität der Bewerbungsunterlagen.

Die Ergebnisse im Überblick:

• Recherchezeit: 70 % weniger Aufwand
• Bewerbungen: von 2 auf 4 bis 5 pro Monat verdoppelt
• Über zehn Vergabeportale durch eine einzige Plattform ersetzt

Fazit und Empfehlung

Auf die Frage, was sie zögernden Kolleginnen und Kollegen sagen würde, antwortet Katharina ohne Umschweife: „Es lohnt sich, mache es sofort." Und wenn sie Leto in einem Satz zusammenfassen soll?

„Leto macht Ausschreibungen zu einem Kinderspiel."Katharina Franz