20-fach mehr Bewerbungen mit Leto

Auf einen Blick

MBK-Müller Baukonstruktionen wollte stärker in den öffentlichen Ausschreibungsmarkt einsteigen, steckte aber in einem ineffizienten Prozess fest: eine unzureichende Plattform, ständiges Telefonieren, tagelange Recherche, für gerade einmal 10 Bewerbungen im Jahr. Mit Leto hat Konstrukteurin Lara Welsch den gesamten Ablauf revolutioniert und das Bewerbungsvolumen um das 20-Fache gesteigert.

Der alte Prozess: Ein Tag pro Ausschreibung

Bevor Leto ins Spiel kam, nutzte das Büro eine andere Plattform für die Ausschreibungssuche. Doch die war alles andere als effizient: „Davor hatten wir ein anderes Programm, was nicht ganz so gut ist im Vergleich zu Leto. Wir haben da eine Ausschreibung zwar gefunden, mussten aber trotzdem immer dort anrufen und nachfragen, wo finde ich die Ausschreibungsunterlagen, auf welcher Plattform."

In Deutschland gibt es Dutzende Vergabeplattformen, und jede funktioniert anders. Für jede einzelne Ausschreibung musste Lara manuell recherchieren, auf der richtigen Plattform nach den Unterlagen suchen und sich durch sämtliche Dokumente arbeiten.

Der Aufwand war enorm: Ein ganzer Arbeitstag pro Ausschreibung, von der ersten Sichtung bis zur Entscheidung, ob eine Teilnahme überhaupt sinnvoll ist. Bei diesem Tempo waren rund 10 Bewerbungen im gesamten Jahr das absolute Maximum.

Der Einstieg: Ohne Schulung sofort produktiv

Als Laras Chef von Leto erfuhr, war die Anweisung unkompliziert: Einfach ausprobieren. Und genau das tat Lara, ohne Einführung, ohne Onboarding-Termin. „Ich habe keine Schulung bekommen oder so am Anfang und habe mich trotzdem komplett zurechtgefunden. Ich wusste, wo ich was finde, weil wenig da ist und mit dem, was aber da ist, alles Wichtige abgedeckt ist."

Sie begann sofort, Suchprofile einzurichten, sowohl bundesweit als auch mit einem regionalen Fokus auf den eigenen Standort. „Wir suchen nach Ausschreibungen über den Suchfilter, sowohl in Deutschland als auch nur bei uns zentral in einem gewissen Umkreis, um dann auch die örtliche Präsenz zu haben, weil das ja bei manchen Ausschreibungen gefordert ist."

Die Wende: Von einem Tag auf 15 Minuten

Der Unterschied machte sich sofort bemerkbar. „Also davor würde ich sagen, hat man einen Tag gebraucht, von ‚ich möchte dort vielleicht teilnehmen' bis zur Entscheidung ‚okay, wir nehmen daran teil und suchen uns die Unterlagen richtig raus'. Mindestens einen Tag gedauert. Mittlerweile sind es eher 10 Minuten, 15 Minuten vielleicht."

Die KI-Analyse wurde dabei zum Herzstück des neuen Workflows. Lara nutzt sie als Schnellfilter für die Eignung: „Wir nehmen zum Beispiel nur an einer Ausschreibung teil, wo wir tatsächlich 100 Prozent erreichen können. Da sind dann schon teilweise Referenzen aufgelistet, wo ich weiß, die können wir nicht bieten, dann brauche ich gar nicht weiterlesen, mich gar nicht mit den Unterlagen beschäftigen." Was früher Stunden dauerte, nämlich herausfinden, ob die Referenzanforderungen zum eigenen Portfolio passen, erledigt sich jetzt in Sekunden.

Besonders überrascht hat Lara die Geschwindigkeit des Gesamtprozesses: „Tatsächlich habe ich nicht damit gerechnet, dass man so schnell damit arbeiten kann. Dass man wirklich die Unterlagen so schnell findet, alles theoretisch sogar bei Leto runterladen kann und aber auch direkt auf die Plattform kommt. Das hat schon sehr überzeugt." Der direkte Link zur jeweiligen Vergabeplattform spart einen weiteren manuellen Schritt: kein Suchen mehr, auf welchem Portal die Ausschreibung eigentlich liegt.

„Tatsächlich habe ich nicht damit gerechnet, dass man so schnell damit arbeiten kann. Dass man wirklich die Unterlagen so schnell findet. Das hat schon sehr überzeugt."Lara Welsch, Konstrukteurin

Das Ergebnis: 20-faches Bewerbungsvolumen und Geschwindigkeitsvorteil

Die Zahlen sprechen für sich. Heute reicht Lara „10 bis 20 Bewerbungen pro Monat" ein, je nachdem, was gerade auf dem Markt ist. Zum Vergleich: Vor Leto waren es genauso viele, aber über ein ganzes Jahr verteilt. An einem einzigen Tag kann sie drei Ausschreibungen vollständig prüfen und abhaken.

Was sich konkret verändert hat:

• Suchzeit pro Ausschreibung: von einem Tag auf 10 bis 15 Minuten
• Bewerbungsvolumen: von ~10/Jahr auf 10 bis 20/Monat
• Geschwindigkeit: 3 Ausschreibungen an einem Tag geprüft

Das Tempo verschafft dem Büro einen echten Wettbewerbsvorteil: „Teilweise wird die Ausschreibung heute hochgeladen und ich habe morgen meine Unterlagen dazu hochgeladen. Das geht schon sehr schnell." Während andere Büros noch recherchieren, hat MBK bereits eingereicht.

Fazit und Empfehlung

Auf die Frage, wem sie Leto empfehlen würde, hat Lara eine klare Antwort: „Jeder, der an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen will, sei es jetzt Tragwerksplanung oder TGA oder was auch immer, jeder, der an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen will, ist da glaube ich richtig."

Und wenn sie Leto in einem Satz zusammenfassen müsste? „Leto hat unter anderem sehr viel Zeit erspart und damit auch sehr viel mehr Möglichkeiten geboten, an viel mehr Ausschreibungen teilnehmen zu können. Wenn ich an einem Tag drei Ausschreibungen abhaken kann, dann geht es natürlich sehr viel schneller als sonst."