Von 2 auf 30 Ausschreibungen pro Jahr

Die Ausgangslage

PIN planende Ingenieure hatte vor Leto keinen systematischen Prozess für öffentliche Ausschreibungen. Das Berliner Planungsbüro für Technische Gebäudeausrüstung wurde ausschließlich von Architekten angefragt, um in Generalplanerteams mitzuwirken, eigenständige Bewerbungen auf öffentliche Vergaben gab es praktisch nicht. Mit dem Rückgang der privaten Bauwirtschaft seit Corona wurde ein neuer Akquisekanal essenziell. Tim Müller, Geschäftsführer, erzählt, wie aus einem skeptischen Testlauf eine grundlegende Veränderung der Akquise wurde.

Der alte Prozess

Über Jahre funktionierte die Akquise nach einem bewährten, passiven Muster: „Wir haben uns nie eigenständig auf Ausschreibungen beworben." Architekten riefen an und fragten, ob PIN in einem Generalplanerteam mitmachen wolle. Das Büro war auf dieses Netzwerk angewiesen, eine eigenständige Marktpräsenz im öffentlichen Sektor existierte nicht.

Doch dann veränderte sich der Markt: „Da die Bauindustrie seit Corona immer weiter bergab geht, haben wir gesucht nach neuen Möglichkeiten." Die Anfragen von Architekten wurden seltener, die Auftragslage unsicherer. PIN brauchte einen Weg, selbst aktiv Projekte zu finden, nicht nur darauf zu warten, angerufen zu werden.

Der Einstieg mit Leto

Tim Müller macht keinen Hehl aus seiner anfänglichen Skepsis gegenüber KI: „Mein Sohn ist in der vierten Klasse, und die gängigen KI-Chatbots haben seine Matheaufgaben falsch gelöst." Seine Erwartungshaltung an eine KI-gestützte Ausschreibungsplattform? „Gering. Keine Erwartungshaltung, dass etwas passiert."

Umso überraschender war der Aha-Moment, der praktisch sofort kam: „Es geht einfach los, dass ich meine Suchmaske eingebe und dann habe ich 250 mögliche Projekte." 250 Projekte. Für ein Büro, das bisher ein bis zwei öffentliche Ausschreibungen pro Jahr bearbeitet hatte, war das eine völlig neue Dimension. „Die filtert man raus und dann sind einfach Projekte dabei, von denen ich sonst nicht gehört hätte."

Tim richtete sich zwei Suchprofile ein: eines für die Berlin-Region und eines für europaweite Ausschreibungen. So deckt PIN heute systematisch den gesamten relevanten Markt ab, ohne dafür verschiedene Plattformen abklappern zu müssen.

Die KI-Analyse

Auch die Vorqualifizierung einzelner Ausschreibungen hat sich grundlegend verändert. Statt seitenlange Unterlagen manuell zu durchforsten, liefert Leto die relevanten Informationen komprimiert: „Ich kriege jetzt die Herstellkosten, die Fläche, die Größe rausgefiltert, das geht deutlich schneller." Was früher eine aufwendige Einzelprüfung war, ist heute ein schneller Scan, bei dem sofort klar wird, ob ein Projekt zum Büro passt oder nicht.

Das Ergebnis

Die Transformation in Zahlen: Von 1 bis 2 öffentlichen Ausschreibungen pro Jahr stieg die Zahl auf 20 bis 30. „Das ist der eigentliche Impact: Dass wir viel mehr Bauvorhaben über öffentliche Ausschreibungen haben, da die private Bauwirtschaft einfach gelitten hat." In einer schwierigen Marktlage hat Leto PIN einen komplett neuen Akquisekanal erschlossen.

Noch wichtiger als die reinen Zahlen ist für Tim die neu gewonnene Wahlfreiheit:

„Es gibt mir die Möglichkeit, Projekte auszuwählen, die mir passen, und nicht einfach das nehmen zu müssen, was da ist, weil ich ein Projekt brauche, um die Leute zu beschäftigen."Tim Müller

Erstmals kann PIN sich aktiv für Projekte entscheiden, die zum Büroprofil passen, statt jede Anfrage annehmen zu müssen, die hereinkommt.

Was ohne Leto wäre? Tim ist deutlich: „Ich würde weniger Projekte finden. Und somit würden mir Projekte fehlen, um meine Mitarbeiter zu beschäftigen."

In einer Branche, die seit Corona unter Druck steht, ist das keine theoretische Überlegung, sondern eine existenzielle Frage.

Die Transformation in Zahlen:

• Ausschreibungen pro Jahr: von 1 bis 2 auf 20 bis 30
• Marktabdeckung: 2 Suchprofile (Berlin-Region + europaweit)
• Erstmals aktive Projektauswahl statt passive Abhängigkeit

Fazit und Empfehlung

Wenn Tim Leto in einem Wort beschreiben müsste? „Reichweite. Dass wir eine viel größere Reichweite haben, eine Range an Projekten, die wir finden können."

Und was würde er zögernden Kollegen sagen? „Der Einstieg ist so einfach. Wenn ich bei Check24 ein Auto mieten kann, dann kann ich mich auch bei Leto zurechtfinden."