Von 4 Stunden auf 30 Minuten Suche

Auf einen Blick

Die Schmalzgruber Möbelmanufaktur ist eine familiengeführte Schreinerei in Bayern, spezialisiert auf hochwertigen Möbelbau. Sandra Schmalzgruber führt das Unternehmen gemeinsam mit ihrem Mann und verantwortet die gesamte Büroorganisation, Angebotserstellung und Ausschreibungssuche. Bevor Leto ins Spiel kam, war die Suche nach passenden öffentlichen Ausschreibungen ein frustrierender, zeitfressender Prozess, mit ständig irrelevanten Ergebnissen. Sandra hatte bereits über den Einsatz von KI-Agenten für genau dieses Problem nachgedacht, als sie Leto über eine Instagram-Werbung entdeckte.

Der alte Prozess: Freitag ist Suchtag, und frustrierend

Jeden Freitag blockierte Sandra einen festen Vormittag für die Ausschreibungssuche. Der Aufwand: drei bis vier Stunden. „Sagen wir mal, habe ich immer so einen festen Vormittag gehabt, drei, vier Stunden. Allein mit der Suche."

Doch der Zeitaufwand war nicht einmal das Hauptproblem. Es waren die Ergebnisse. „Es gibt so viele Plattformen, und jede Gemeinde oder jede Stadt nutzt dann irgendwie wieder ihre eigene Plattform. Und viele Plattformen kennt man ja auch gar nicht."

Selbst wenn Sandra die richtige Plattform fand, war die Suche oft sinnlos: „Dann bin ich in einer Plattform drin und suche ewig. Dann kommen nur Ausschreibungen für Türen." Das Problem liegt in der Struktur der Gewerke-Klassifizierung: Unter „Schreiner" fallen Türen, Fenster und Möbel gleichermaßen, obwohl die Schmalzgruber Möbelmanufaktur ausschließlich Möbel fertigt. Die Suche lieferte ständig Treffer, die nichts mit dem eigenen Leistungsspektrum zu tun hatten.

Der Einstieg mit Leto: Genau das, was sie sich gewünscht hatte

Als Sandra die Instagram-Werbung sah, war ihre Reaktion sofort klar: „Das ist genau das, was ich mir eigentlich gewünscht hätte, das gesammelt in einem Ding zu haben." Sie hatte sich bereits Gedanken gemacht, ob man KI-Agenten für die Ausschreibungssuche nutzen könnte, und fand mit Leto genau diese Lösung.

Der Einstieg war unkompliziert. Besonders wertvoll erwies sich eine Funktion, die das Kernproblem der irrelevanten Treffer löste: negative Suchbegriffe. „Zum Beispiel Türen und Fenster, weil die machen wir einfach nicht." Was auf den großen Vergabeplattformen unmöglich war, nämlich das gezielte Ausschließen bestimmter Leistungen innerhalb des eigenen Gewerks, funktionierte bei Leto auf Knopfdruck.

Die KI-Analyse: Eine Seite statt stundenlangem Formblatt-Studium

Was Sandra wirklich überraschte, war die automatische Aufbereitung der Ausschreibungsunterlagen. „Dass wirklich das schon so analysiert wurde, diese wichtigen Punkte, die man sonst langwierig in die Formblätter oder im Vorbeschrieb suchen muss, dass man das wirklich auf einer Seite innerhalb von einer Minute da stehen hat." Statt sich durch umfangreiche Leistungsverzeichnisse zu arbeiten und die relevanten Informationen mühsam zusammenzusuchen, sieht Sandra sofort, ob eine Ausschreibung zu ihrem Unternehmen passt.

Das Ergebnis: Von vier Stunden auf eine halbe

Der Unterschied ist messbar: „Jetzt eine halbe Stunde." Aus einem ganzen Vormittag wurde eine halbe Stunde pro Woche. „Es sind auf alle Fälle mehr Leistungsverzeichnisse, die ich ihm hinlegen kann, weil ich auch selber schneller bin in der Suche." Sandra findet nicht nur schneller, sondern auch mehr passende Ausschreibungen, und kann ihrem Mann deutlich mehr relevante Angebotsmöglichkeiten vorlegen.

Auch die Arbeitsatmosphäre hat sich verändert: „Es macht auch wirklich Spaß, damit zu arbeiten." Aus einer frustrierenden Pflichtübung ist ein effizienter, sogar angenehmer Teil des Arbeitsalltags geworden.

Was sich konkret verändert hat:

• Suchzeit: von 3 bis 4 Stunden auf 30 Minuten pro Woche
• Treffer: deutlich relevantere Ergebnisse dank negativer Suchbegriffe
• Leistungsverzeichnisse: mehr eingereicht als je zuvor

Fazit und Empfehlung

Neben der Plattform selbst hebt Sandra auch den persönlichen Support hervor: „Dass man diesen direkten Austausch mit euch hat." Der Kontakt zum Leto-Team gab ihr zusätzliche Sicherheit beim Einstieg.

Ihre Empfehlung an andere Handwerksbetriebe ist eindeutig: „Einfach wirklich ausprobieren, testen. Wir haben nur Vorteile." Und wenn sie Leto in einem Satz zusammenfassen müsste?

„Leto ist für uns ein geniales Tool, das uns unterstützt bei der Auftragssuche, Auftragsfindung und Auftragsgenerierung. Wir arbeiten nur mit Leto im öffentlichen Ausschreibungsbereich."Sandra Schmalzgruber