Zwei Stunden weniger pro Woche

Überblick

Schmitz.Reichard betreut Bauherren der öffentlichen Hand bei großen Bauprojekten und muss dafür regelmäßig relevante Ausschreibungen finden und bewerten. Vor Leto bedeutete das: stundenlang formale Texte in Amtssprache durchlesen, auf mehreren Portalen suchen und zweimal pro Woche in langen Meetings die Ergebnisse besprechen. Seit der Einführung von Leto spart das Team zwei Stunden pro Person und Woche und trifft Entscheidungen deutlich schneller.

Der alte Prozess: Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen

Die Ausschreibungsrecherche gehört bei Schmitz.Reichard zum Tagesgeschäft, doch sie war alles andere als effizient. Sabine Habets, Assistentin der Geschäftsführung, beschreibt den alten Workflow: „Wir haben uns ganz klassisch an diesen Ausschreibungsportalen registriert: E-Vergabe, NRW, diese ganzen öffentlichen Dinge. Wir bekommen dann E-Mails, was auf uns zugeschnitten ist, und sind die dann halt eben durchgegangen."

Das Problem: Die Ausschreibungstexte sind in formaler Amtssprache verfasst und die relevanten Informationen oft tief in den Dokumenten versteckt. „Ich habe früher immer genau nach diesen Dingen gesucht: was haben wir hier für ein Honorar, was haben wir hier für ein Budget. Die Zahlen habe ich immer gesucht wie eine Blöde." Manchmal investierte sie eine halbe Stunde in ein einzelnes Dokument, nur um am Ende festzustellen: Die Information war gar nicht veröffentlicht.

Zweimal pro Woche setzte sich Sabine mit Geschäftsführer Achim Reichard zusammen, um die gesichteten Ausschreibungen zu besprechen und zu entscheiden: Bewerben oder nicht? „Wir hatten eine Excel-Tabelle, wo wir die Dinge so ein bisschen nachverfolgt haben." Jedes Meeting war für eine Stunde angesetzt, und die brauchten sie auch.

Der Einstieg: Skeptisch, aber sofort überzeugt

Der erste Kontakt mit Leto kam über einen klassischen Akquise-Anruf. Normalerweise ist Sabine bei solchen Angeboten mehr als vorsichtig: „Ich bin sonst wirklich sehr kritisch bei solchen Anrufen. Diese Anrufe kommen zuhauf." Doch diesmal machte es Klick.

Die Idee, dass eine KI die Vergabeunterlagen voranalysiert und alle relevanten Informationen auf einen Blick bereitstellt, traf genau ihren Schmerzpunkt: „Da habe ich nur gedacht: Ja, muss ich nicht mehr stundenlang die langen Ausschreibungen durchlesen. Das macht jetzt jemand für mich."

Nach einer gemeinsamen Präsentation mit Geschäftsführer Achim Reichard war die Entscheidung schnell gefallen: „Das wollen wir mal ausprobieren." Heute nutzen beide Leto im Tandem: Sabine sondiert, bewertet und weist Aufgaben zu, Achim prüft die KI-Zusammenfassungen und trifft die finale Entscheidung.

„Muss ich nicht mehr stundenlang die langen Ausschreibungen durchlesen. Das macht jetzt jemand für mich."Sabine Habets, Assistentin der Geschäftsführung

Der neue Workflow: Zwei Profile, zwei Standorte, ein System

Schmitz.Reichard arbeitet an zwei Standorten. In Leto wurden zwei Suchprofile angelegt, eines pro Standort. Montags und freitags gehen Sabine und Achim die neuen Ergebnisse durch.

„Man sieht ja wirklich auf den zweiten Blick direkt, das ist was oder das ist nichts." Interessante Ausschreibungen werden auf „Verfolgen" gesetzt, in der Verfolgungsliste vertieft geprüft und dann entweder auf „Analyse" oder direkt auf „Bewerbung erstellen" geschoben.

Auch die Zusammenarbeit hat sich verändert: „Wenn wir es nicht schaffen, zu einem Termin zusammenzukommen, dann kann ich mir die Sachen angucken, ihm das zuweisen, einen Kommentar dran schreiben. Er guckt drauf und das funktioniert halt einfach auch viel besser." Statt Excel-Tabellen und E-Mails läuft die Koordination direkt in der Plattform, inklusive Notizen, Aufgaben und Statustracking.

Die KI-Analyse: Sekundenschnelle Entscheidungen

Der größte Zeitgewinn liegt in der automatischen Extraktion der Entscheidungskriterien. „Wenn mir da einer sagt, ein Mindestkriterium ist 5 Millionen Euro Umsatz im Jahr, da kann ich direkt sagen: Okay, sorry, da sind wir raus. Dann brauche ich gar nicht weiterlesen." Was vorher eine halbe Stunde dauerte, nämlich in Vergabeunterlagen nach Budget, Mindestkriterien und Referenzanforderungen zu suchen, erledigt sich jetzt in Sekunden.

Und wenn doch mal eine Information nicht sofort sichtbar ist, hilft der Dokumenten-Chat: „Ich stelle einfach meine Frage und bekomme entsprechend eine gute Antwort. Funktioniert echt super."

Das Ergebnis: Zwei Stunden weniger, mehr Freude an der Arbeit

Die Meetings, die vorher eine volle Stunde dauerten, sind deutlich kürzer geworden: „Die brauchen wir nicht. Da sind wir viel schneller durch." Insgesamt spart jeder im Team rund zwei Stunden pro Woche. Nach drei bis vier Wochen hatte sich der neue Workflow vollständig eingespielt.

Was sich durch Leto verändert hat:

• Meetingzeit: deutlich kürzer als die bisherige volle Stunde
• Zeitersparnis: rund zwei Stunden pro Person und Woche
• Einarbeitungszeit: drei bis vier Wochen bis zur vollen Routine

Der Einstieg selbst war unkompliziert: „Sehr intuitiv, selbsterklärend." Sabine brauchte lediglich eine kurze Umgewöhnungsphase, um ihre Kommentare nicht mehr in die Excel-Tabelle, sondern direkt in Leto zu schreiben. Und was Sabine besonders schätzt: „Wenn man eine Idee hat, wie man Dinge optimieren kann und das bei euch anbringt, wird es auch umgesetzt. Das finde ich sehr positiv."

Am meisten hat sich aber das Arbeitsgefühl verändert: „Es macht dann doch ein bisschen mehr Spaß. Das ist halt einfach ein trockenes Thema, und so macht es doch ein bisschen mehr Freude damit zu arbeiten."

Fazit und Empfehlung

Auf die Frage nach einem Wort für Leto antwortet Sabine ohne Zögern: „Genial." Und dann: „Es ist tatsächlich eine Riesenunterstützung und eine unfassbare Zeitersparnis."

Ihre Empfehlung für Büros, die noch zögern? „Es lohnt sich. Ich bin sonst wirklich sehr kritisch. Diese Anrufe kommen zuhauf."

„Aber das hat sich gelohnt. Das kann ich wirklich jedem empfehlen."

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