Ein Absageschreiben ist ein offizielles Schreiben, mit dem Bieter darüber informiert werden, dass ihr Angebot in einem Vergabeverfahren nicht berücksichtigt wurde. Es wird sowohl in öffentlichen Ausschreibungen als auch in privaten Beschaffungsprozessen eingesetzt und dient der Transparenz und Rechtssicherheit. Das Absageschreiben informiert darüber, dass kein Zuschlag erfolgt und nennt – je nach Verfahren – die wesentlichen Entscheidungsgründe. Damit trägt es zu einem fairen Wettbewerb und einer nachvollziehbaren Vergabeentscheidung bei. Wenn öffentliche oder private Aufträge vergeben werden, müssen die Vergabestellen den Bietern mitteilen, ob ihr Angebot erfolgreich war oder nicht. Ein Absageschreiben ist dabei nicht nur eine Formalität, sondern auch eine gesetzliche Anforderung, um den Entscheidungsprozess nachvollziehbar zu gestalten.
In der Praxis wird das Absageschreiben meist nach der Auswertung der eingegangenen Angebote erstellt. Es enthält Informationen darüber, dass das Angebot des jeweiligen Bieters nicht den Zuschlag erhalten hat, sowie genauen Gründe für diese Entscheidung. Diese Gründe können beispielsweise unzureichende Preisgestaltung, mangelnde Qualität oder nicht erfüllte Fachanforderungen umfassen. Das Absageschreiben gibt Bietern die Möglichkeit, aus Feedback zu lernen und ihre Angebote in zukünftigen Ausschreibungen zu optimieren. Ein gut formuliertes Absageschreiben ist nicht nur höflich, sondern auch wichtig für die Wahrung eines positiven Geschäftsklimas. Es signalisiert Respekt gegenüber den Bietern, die Zeit und Ressourcen in die Erstellung ihrer Angebote investiert haben. Zudem kann es potenziellen rechtlichen Auseinandersetzungen vorbeugen, indem es die Gründe für die Entscheidung klar darstellt.
Ein professionelles Absageschreiben erfüllt mehrere Funktionen:
Bieter investieren Zeit und Kosten in die Angebotserstellung. Ein klar formuliertes Schreiben unterstützt ein vertrauensvolles Vergabemanagement.
Bei EU-weiten Vergabeverfahren gelten strenge Informationspflichten, insbesondere:
Bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte:
Nachfolgend finden Sie ein Absageschreiben Vergabe Muster für verschiedene Verfahrensarten.
Muster: Absageschreiben EU-Vergabe
Betreff: Mitteilung gemäß § 134 GWB – Vergabeverfahren [Titel], Vergabenummer [X]
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Teilnahme am Vergabeverfahren [Bezeichnung]. Nach sorgfältiger Prüfung teilen wir Ihnen mit, dass Ihr Angebot nicht berücksichtigt werden konnte. Der Zuschlag wird einem anderen Bieter erteilt.
Ihr Angebot erfüllte die Anforderungen, ein anderer Bieter konnte jedoch das wirtschaftlichste Angebot vorlegen.
Gemäß § 134 GWB haben Sie bis [Datum] die Möglichkeit, Rechtsmittel einzulegen. Für Rückfragen zur Akteneinsicht wenden Sie sich bitte an die Vergabestelle.
Wir danken für Ihr Interesse und freuen uns auf zukünftige Vergaben mit Ihrer Beteiligung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name / Funktion]
[Organisation]
Betreff: Ergebnis des Vergabeverfahrens [Titel]
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Angebot. Nach Bewertung der Angebote teilen wir Ihnen mit, dass Ihr Angebot nicht zum Zuge kommen konnte.
Ihr Angebot war fachlich geeignet, jedoch wurde ein wirtschaftlich vorteilhafteres Angebot ausgewählt.
Wir freuen uns, wenn Sie auch künftig an unseren Ausschreibungen teilnehmen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name / Funktion]
[Organisation]
Die freihändige Vergabe (Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb) ist ein vereinfachtes Vergabeverfahren, bei dem der Auftraggeber gezielt ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe einlädt und mit ihnen verhandeln kann. Sie kommt in der Regel bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte oder in besonderen Situationen zum Einsatz – zum Beispiel bei zeitlicher Dringlichkeit, speziellen Leistungen oder wenn nur wenige geeignete Anbieter verfügbar sind. Trotz des flexibleren Ablaufs gelten weiterhin die Grundsätze des Vergaberechts wie Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit.
Auch bei einer freihändigen Vergabe ist ein professionelles Absageschreiben erforderlich, wenn ein Angebot nicht berücksichtigt wird. Zwar bestehen hier weniger strenge Formvorgaben als bei EU-weiten Verfahren, dennoch sollten Bieter transparent und wertschätzend informiert werden. Ein kurzer Hinweis auf die Entscheidung, optional mit einem sachlichen Grund, trägt zur Fairness bei, stärkt die Beziehung zu potenziellen Auftragnehmern und reduziert Rückfragen oder Konflikte.
Ein gutes Absageschreiben sollte:
Das Absageschreiben ist ein zentraler Bestandteil des Vergabeprozesses.Es schafft Transparenz, erfüllt rechtliche Anforderungen und stärkt ein professionelles Bietermanagement. Ein klar strukturiertes und freundliches Absageschreiben unterstützt ein positives Marktumfeld und reduziert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten.
Ja, bei EU-Vergaben verpflichtend; bei unterschwelligen Vergaben empfohlen.
Bei öffentlichen Vergaben: ja.
Bei EU-Vergaben grundsätzlich ja.
