Die Archivierungsfrist beschreibt den Zeitraum, in dem vergaberelevante Dokumente vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Protokolle, Vergabeentscheidungen, Kommunikationsverläufe und Änderungen der Unterlagen. Die Frist ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentationspflichten des Auftraggebers und entscheidend für Transparenz, Nachprüfbarkeit und rechtliche Sicherheit.
In Vergabeverfahren dient die Archivierungsfrist dazu, Entscheidungen auch Jahre später lückenlos nachvollziehen zu können. Sie ist besonders wichtig, wenn es zu Beschwerden, Nachprüfungsverfahren oder Rückfragen zu bereits abgeschlossenen Projekten kommt. Werden Unterlagen zu früh gelöscht oder unvollständig archiviert, entstehen rechtliche Risiken und mögliche Aufhebungsgründe.
Leto AI übernimmt die automatische, sichere und versionsbasierte Archivierung aller relevanten Vergabeunterlagen. Jede Datei wird eindeutig zugeordnet, indexiert, gespeichert und jederzeit abrufbar gemacht. Dadurch bleiben selbst komplexe Verfahren vollständig dokumentierbar – ohne manuelle Fehler, ohne Verlust von Informationen.
